Norme
Il bilancio preventivo, che si basa solitamente sul bilancio consuntivo precedente, costituisce una stima delle spese condominiali da affrontare nel nuovo esercizio e, come il bilancio consuntivo, è soggetto all'approvazione dell'assemblea. Nel "Bilancio Preventivo per Conto" sono elencate le spese previste (eventualmente raggruppate in categorie più ampie e di facile comprensione) con i relativi importi. Una volta che l'assemblea ha approvato il preventivo di spesa si passa alla suddivisione degli importi come avviene con i consuntivi, in modo da stabilire approssimativamente l'entita' della spesa per ciascuna porzione materiale tenuto conto del saldo nel consuntivo precedente (si parla di ripartizione del preventivo). Il bilancio preventivo viene inviato ai condomini prima della riunione condominiale in cui dovrebbe essere approvato. Sia il bilancio preventivo per conto, sia quello ripartito per unità sono redatti in modo analogo ai bilanci consuntivi e le rispettive ripartizioni.
Il bilancio consuntivo elenca tutte le uscite e le entrate nell'arco di un esercizio condominiale tirando le dovute somme e può essere analitico (cioè dettagliato, nel senso che ogni singola spesa e/o entrata viene menzionata con la rispettiva data) o sintetico (sommario, nel senso che non vengono menzionati i singoli movimenti, bensì soltanto la somma degli importi di gruppi di spese, come ad es. "Spese Bancarie"). È buona consuetudine sottoporre tale rendiconto al controllo dettagliato da parte di almeno due condòmini incaricati a tal fine (i cosiddetti revisori dei conti). I revisori dei conti devono poter confrontare le singole voci di bilancio con la documentazione raccolta dall'amministratore. Resta comunque diritto di ciascun condomino la possibilità di consultare la documentazione del condominio, purché ciò non costituisca intralcio al lavoro dell'amministratore.
Gli importi del bilancio consuntivo devono quindi essere ripartiti tra le varie porzioni materiali del condominio secondo i criteri di ripartizione stabiliti dal regolamento condominiale e/o dall'assemblea (tali criteri sono di solito condensati in cosiddette tabelle millesimali). Mentre non dovrebbe essere difficile interpretare il rendiconto delle entrate e delle uscite, può talvolta risultare arduo comprendere il bilancio ripartito sulle varie unità.
Le rate sono un acconto delle spese condominiali che sono previste in un determinato periodo. Alla chiusura dell'esercizio contabile si calcola quanto effettivamente è stato speso per ciascuna porzione materiale (vedere IL bilancio consuntivo) e si controlla quali condomini hanno dato in acconto più di quanto e' stato effettivamente speso per le loro unita' e quali hanno versato di meno. Il prospetto delle rate si basa completamente sul bilancio preventivo, e non e' altro che l'indicazione degli importi, con la rispettiva data di scadenza, che ciascun condomino deve versare al condominio.
I criteri di ripartizione, che devono seguire le disposizioni di legge, sono fissati nel regolamento condominiale e/o vengono stabiliti in assemblea e sono strettamente collegati alle tabelle di ripartizione (di solito sono le cosiddette tabelle millesimali), tanto che di solito queste tabelle sono sufficienti a esprimere in modo condensato eppure esaustivo tutti i criteri di ripartizione. Possono però darsi alcuni casi particolari, in cui determinate spese non sono attribuibili ad un'unica tabella, bensì devono essere ripartite secondo più tabelle. Un esempio chiarirà meglio la questione: supponiamo di avere delle tabelle millesimali distinte per il giroscala e per i garage, e che tuttavia vi siano un unico contatore ed un'unica bolletta dell'energia elettrica per entrambe le aree. Tale bolletta andrà suddivisa in parte su una tabella, in parte sull'altra secondo proporzioni previste dall'assemblea, facendo quindi entrare in gioco un ulteriore criterio di ripartizione rispetto alle tabelle.
È dunque chiaro che ciascuna voce di spesa del bilancio è associata ad una o più tabelle millesimali. Facciamo inoltre notare che i criteri di ripartizione non sono inviati ai condomini prima di ogni assemblea perché, salvo nuove delibere dell'assemblea, essi rimangono invariati nel tempo e possono quindi essere individuati attraverso la lettura dei verbali in cui sono stati fissati. E' tuttavia garantita a tutti i condomini la possibilita' di conoscere in ogni momento gli attuali criteri di ripartizione, quindi anche le associazioni delle voci del bilancio alle differenti tabelle di ripartizione, facendone esplicita richiesta all'amministratore oppure.
Si può affermare che i criteri di ripartizione sono il genere che racchiude in se la specie, cioe' le tabelle millesimali o altre tabelle di ripartizione.
Tutti i criteri di ripartizione, ivi comprese le tabelle millesimali, possono essere modificati dall'assemblea dei condomini, purche' vi siano le maggioranze necessarie.
Principio di cassa
Secondo questa procedura, nell'esercizio contabile si tiene conto soltanto delle spese e delle entrate effettivamente avvenute nel periodo dell'esercizio, non gia' delle spese che si riferiscono a tale periodo ma che sono ancora da pagare (fatto sovente con le bollette, la cui fattura e' emessa con una data dell'esercizio contabile precedente, mentre la scadenza di pagamento ricade nell'esercizio successivo); questo modo di operare garantisce una perfetta coincidenza dei movimenti bancari (estratto conto) con i movimenti registrati nella contabilita' di condominio, permettendo di conseguenza un facile controllo della gestione ma, d'altro canto, comporta una certa imprecisione nell'attribuzione di determinate spese a determinati condomini piuttosto che ad altri (soprattutto nel caso di subentri di proprieta', di nuovi inquilini, ecc.) e nella redazione dei preventivi di spesa. Anche il confronto tra preventivo e consuntivo spesso non ha piu' senso.
Principio di competenza
Secondo questo modus operandi nel bilancio consuntivo vanno inserite tutte le voci di entrata e di uscita che si riferiscono ad un esercizio contabile prescindendo dal fatto che siano state pagate o meno. Seguendo il principio di competenza e' possibile fare dei preventivi di spesa molto precisi ed inoltre, nel caso di subentri, il nuovo proprietario non si trova a dover contribuire a spese che riguardano periodi precedenti al suo subentro. I bilanci societari seguono per lo più questo metodo, nonostante risulti meno intuitivo a molte persone. Si tenga tuttavia presente che i bilanci societari seguono in generale regole diverse dai bilanci di condominio; questi ultimi infatti sono piu' simili a dei rendiconti economici.